Ein Büroumzug klingt auf dem Papier oft simpel. Kartons, LKW, fertig. In der Realität? Chaos, wenn man nicht vorbereitet ist. Ich habe schon Umzüge erlebt, da standen am ersten Arbeitstag im neuen Büro zwar die Schreibtische – aber kein Internet. Kein Kaffee. Und niemand wusste, wo die Aktenordner geblieben sind. Frust pur. Genau deshalb braucht es eine klare, ehrliche Checkliste, vom ersten Gedanken an den Umzug bis zur echten Wiederaufnahme des Betriebs.
Bevor wir richtig einsteigen: Wenn du frühzeitig mit Profis sprichst, sparst du dir graue Haare. Gerade bei größeren Standorten oder sensibler IT ist externe Hilfe Gold wert. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, zumindest mal Angebote einzuholen, zum Beispiel über https://www.demenagement-nantes.net. Allein der Blick von außen bringt oft Punkte ans Licht, an die man selbst nicht denkt.
1. Der Startschuss: Kündigung, Timing und Realitätssinn
Erster Punkt, und der wird oft unterschätzt: der Preavis, also die Kündigungsfrist des alten Büros. Klingt banal, ist es aber nicht. Drei Monate? Sechs Monate? Plus Renovierungspflichten? Schau es dir genau an. Wirklich genau.
Frage dich ehrlich: Wann können wir realistisch umziehen, ohne das Tagesgeschäft zu torpedieren? Dezember klingt ruhig, stimmt. Aber auch Lieferanten, Möbelbauer und ITler sind da rar. Sommerferien? Auch schwierig. Es gibt keinen perfekten Moment, nur einen weniger schlechten.
2. Das neue Büro: Fläche, Nutzung, echte Bedürfnisse
Mehr Quadratmeter heißt nicht automatisch besser. Ich finde sogar, oft ist das Gegenteil der Fall. Lange Wege, leere Räume, höhere Nebenkosten. Setz dich hin und geh Team für Team durch: Wer braucht Ruhe? Wer Kundenkontakt? Wer Homeoffice?
Mach ruhig eine kleine Begehung mit Maßband. Ja, wirklich. Ein Raum wirkt auf dem Plan groß, fühlt sich aber mit sechs Schreibtischen plötzlich eng an. Diese Überraschung willst du nicht am Umzugstag erleben.
3. Inventar-Check: Was kommt mit, was fliegt raus?
Jetzt wird’s konkret. Und manchmal emotional. Alte Aktenschränke, die keiner mehr öffnet. Drucker, die seit zwei Jahren „nur noch als Scanner“ dienen. Sei ehrlich: Alles, was du einpackst, musst du auch wieder auspacken.
Mein Tipp: Klebepunkte. Grün = mitnehmen. Rot = weg. Gelb = unsicher. Klingt simpel, funktioniert erstaunlich gut. Und ja, es gibt Diskussionen. Gehören dazu.
4. IT, Internet, Telefonie – der kritische Nerv
Wenn ich einen Punkt nennen müsste, der am häufigsten schiefgeht, dann dieser. Internetanschluss zu spät. Server falsch verkabelt. Telefone ohne Nummern. Albtraum.
Plane das mindestens 6–8 Wochen vorher. Sprich mit deinem Provider. Klär, ob die Leitung am neuen Standort wirklich schon aktiv ist. Nicht „wahrscheinlich“, sondern aktiv. Testlauf, wenn möglich. Ein Tag ohne IT kostet oft mehr als der ganze Umzug.
5. Interne Kommunikation: Sag es früh, sag es klar
Nichts verunsichert Mitarbeiter mehr als Gerüchte. „Hast du gehört, wir ziehen um?“ – ja, sowas killt Stimmung. Kommuniziere früh. Auch wenn noch nicht alles final ist.
Erklär das Warum. Den Zeitplan. Was sich ändert. Und was nicht. Und hör zu. Manche Sorgen sind klein, andere berechtigt. Beides verdient Platz.
6. Der Umzugstag: Ablauf, Rollen, Nerven
Der große Tag. Ehrlich? Es läuft nie alles perfekt. Aber mit Plan wird es erträglich. Lege feste Ansprechpartner fest. Einer für Möbel, einer für IT, einer für die Leute.
Beschrifte alles. Wirklich alles. Raum, Etage, Team. Und sorg für Basics: Wasser, Kaffee, Snacks. Klingt nebensächlich, hebt aber die Laune enorm. Ich habe erlebt, wie ein belegtes Brötchen einen halben Streit gerettet hat.
7. Nach dem Umzug: Feinschliff und Wiederanlauf
Viele denken: Kartons weg = fertig. Nein. Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit. Teste alles. Netzwerk, Drucker, Licht, Heizung. Sammle Feedback. Kleine Dinge nerven sonst monatelang.
Plane bewusst ein, dass die Produktivität ein paar Tage niedriger ist. Das ist normal. Wer das akzeptiert, fährt besser, als so zu tun, als wäre nichts gewesen.
8. Die Kurz-Checkliste zum Mitnehmen
- Kündigungsfristen prüfen und schriftlich festhalten
- Neues Büro realistisch planen (nicht nur auf dem Papier)
- Inventar aussortieren, bevor es Kartons sieht
- IT & Internet frühzeitig fix machen
- Team transparent informieren
- Umzugstag strukturieren, aber flexibel bleiben
- Nachjustieren und Feedback ernst nehmen
Ein Büroumzug ist anstrengend, keine Frage. Aber er kann auch ein Neustart sein. Neue Wege, neue Energie, vielleicht sogar bessere Zusammenarbeit. Mit der richtigen Checkliste wird aus Stress zumindest kontrollierbarer Stress. Und das ist schon viel wert, findest du nicht?